документации в МБОУ «Ровновская школа».
Инструкция
распространяются
на
организацию
работы
с документами независимо от вида носителя, в том числе электронными
документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование
документов, осуществляемых с применением информационных технологий.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную
информацию (служебную и иную тайну, персональные данные),
регулируются специальными нормативными актами (инструкциями,
положениями, правилами), утверждаемыми директором МБОУ «Ровновская
школа».
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в
образовательной организации несет директор школы, который:
- на основании Рекомендаций разрабатывает и утверждает Инструкцию
по делопроизводству и номенклатуру дел образовательной организации;
контролирует
соблюдение
требований
утвержденной
в
образовательной организации
Инструкции по ведению деловой
документации;
- проводит проверку состояния делопроизводства;
- обеспечивает методическое руководство, инструктаж и контроль за
соблюдением установленного порядка работы с документами;
- инициирует повышение квалификации работников по вопросам
делопроизводства;
- удостоверяет подписью и печатью документы.
Непосредственно ведет делопроизводство в МБОУ «Ровновская школа»
секретарь учебной части, который назначается приказом руководителя
образовательной организации.
Секретарь в соответствии с возложенными на него задачами:
- осуществляет регистрацию и учет документов;
- организует документооборот, формирование дел, их хранение;
- осуществляет текущий контроль за своевременным рассмотрением и
прохождением документов образовательной организации;
- обеспечивает соблюдение единых требований по подготовке
документов и организации работы с ними в условиях электронного
документооборота;
- обобщает информацию об объемах документооборота;
- организует формирование и хранение документационного фонда и его
использование.
МБОУ «Ровновская школа» вправе применять в своей деятельности
электронный документооборот, который предусматривает создание,
подписание, использование и хранение документов, связанных с
деятельностью образовательной организации, в электронном виде без
дублирования на бумажном носителе. Решение о введении электронного
документооборота
и
порядок
его
осуществления
утверждаются
образовательной организацией по согласованию с ее учредителем.
Вся деловая документация хранится в специально оборудованных
помещениях, шкафах или сейфах с соблюдением требований Федерального
3

закона Российской Федерации от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных
данных».
Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
2. Документы образовательной организации.
Директор МБОУ «Ровновская школа» или лицо, исполняющее его
обязанности, издает приказы, инструкции, правила, положения, обязательные
для исполнения всеми работниками.
Ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов,
советов, собраниях, совещаниях и решения, принимаемые на них,
фиксируются в протоколах.
Для осуществления оперативных связей с другими организациями и
гражданами используются такие формы, как письма, факсы, телеграммы,
телефонограммы.
Для осуществления приема, увольнения, перемещения работников,
предоставления им отпусков оформляются трудовые договоры, приказы по
личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.
Учебно-педагогическая документация.
Учебная документация – это количественная и качественная
характеристики состояния учебной, методической и воспитательной работы
образовательной организации.
Педагогические
работники
при
реализации
основных
общеобразовательных программ осуществляют подготовку следующей
документации (приказ Министерства просвещения Российской Федерации от
21.07.2022 № 582 «Об утверждении перечня документации, подготовка
которой осуществляется педагогическими работниками при реализации
основных общеобразовательных программ»):
- рабочая программа учебного предмета, учебного курса (в том числе
внеурочной деятельности), учебного модуля;
- журнал учета успеваемости;
- журнал внеурочной деятельности (для педагогических работников,
осуществляющих внеурочную деятельность);
- план воспитательной работы (для педагогических работников,
осуществляющих функции классного руководителя);
- характеристика на обучающегося (по запросу).
Школьные документы должны оформляться своевременно, четко,
разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности
внесенных данных.
Записи в документах должны производиться шариковой ручкой черного
цвета.
Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,
исправляется следующим образом: ошибочные слова или цифры
зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху, либо
рядом, либо на полях пишутся уточненные данные. Все внесенные
4

исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц,
оформивших документ. За достоверность сведений, содержащихся в
документах, надлежащее их оформление несут ответственность должностные
лица, подписавшие документ.
В состав документов образовательной организации входят:
- организационные документы;
-устав организации;
- договор с учредителем;
- положения о подразделениях (при наличии);
- правоустанавливающие документы;
- должностные инструкции сотрудников;
- коллективный договор;
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка и др.
Распорядительные документы:
- приказы;
- распоряжения;
- инструкции и др.
Информационно-справочные документы:
- протоколы;
- планы;
- отчеты;
- справки и др.
Все книги и журналы, которые ведутся в МБОУ «Ровновская
школа» на бумажных носителях, постранично пронумеровываются,
прошнуровываются и подписываются руководителем. Подпись руководителя
заверяется печатью образовательной организации.
3.

Правила оформления документов

Основные требования по оформлению документов.
Документы могут создаваться на бумажном носителе и
в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления
документов.
При создании документа на двух и более страницах вторую и
последующие страницы нумеруют.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах
листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на
лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны
быть равны.
Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для
реквизитов документа являются № 12,13,14.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших
размеров.
Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом
5

или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный
интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным
интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Интервал между буквами в словах - обычный.
Интервал между словами - один пробел.
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого
и правого полей документа).
Нормативными актами организации может быть предусмотрено
выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а
также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
Текст документа должен быть изложен кратко, грамотно, понятно и
объективно, без повторений и употребления слов и оборотов, которые не
несут смысловой нагрузки, и должен касаться того вопроса, который
сформулирован в заголовке к тексту. Текст документа оформляется в виде
сплошного связного текста или таблицы, или путем сочетания этих форм.
Тексты сложных и больших по объему документов (доклады, отчеты и
т.д.) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Пункты и
подпункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой.
Пример 1.
1.1.
2.
2.1.
Документы, как правило, оформляются на бланке образовательной
организации, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и
стабильный порядок их расположения.
Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или
продольного размещения реквизитов.
Реквизиты заголовка размещаются центрируемым (начало и конец
каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения
реквизитов) или угловым (каждая строка реквизита начинается от левой
границы зоны расположения реквизитов) способом.
Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210
х 297 мм) и А5 (210 х 148 миллиметров).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него,
должен иметь поля не менее, мм:
левое - 20;
правое - 10;
верхнее - 20;
нижнее - 20.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь
левое поле не менее 30 мм.

6

Оформление реквизитов документов.
Автор документов.
Наименование образовательной организации указывается в точном
соответствии с уставом образовательной организации. Сокращенное
наименование помещается под полным наименованием в скобках.
Наименование структурного подразделения – автора документа
используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов и
указывается под полным и сокращенным наименованиями образовательной
организации.
Наименование должности лица – автора документа используется в
бланках
должностных лиц
и
располагается
под
наименованием
образовательной организации.
Наименование должности лица – автора документа указывается в
соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе
о назначении на должность.
Справочные данные об образовательной организации.
Справочные данные об организации указываются в бланках писем и
включают: адрес, номер телефона, факс, адрес электронной почты, сетевой
адрес, а также ОКПО, ОГРН, ИНН и КПП организации.
Наименование вида документа.
Наименование вида документа, составленного организацией, должно
быть определено уставом (положением) и должно соответствовать
наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД: акт, справка,
записка, сводка, отзыв, протокол, список, извещение и др.
Распорядительные документы организации издаются со следующими
названиями: приказ, распоряжение.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в
письмах.
Наименование вида документа печатается прописными буквами
полужирным шрифтом.
Дата документа.
Дата документа соответствует дате подписания (утверждения)
документа или дате события, зафиксированного в документе:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2021; словесно-цифровым
способом: 5 июня 2021 г.
В текстах документов, содержащих ссылки на нормативные правовые
акты, и документов, содержащих сведения финансового характера,
применяется словесно цифровой способ указания дат без проставления нуля
в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру: 3 апреля 2021 года.
Разрешается применять слово «год» в сокращенном варианте «г»:
1 июня 2021 г.

7

Гриф ограничения доступа к документу.
Проставляется в правом верхнем углу первого листа документа
(проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе
верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой
ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В
состав реквизита включается ограничительная надпись: «Для служебного
пользования», «Конфиденциально», «Персональные данные» или др.
Пример Персональные данные работников
Экз. № 1

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ˮРОВНОВСКАЯ ШКОЛАˮ
КРАСНОГВАРДЕЙСКОГО РАЙОНА
РЕСПУБЛИКИ КРЫМ
(МБОУ «РОВНОВСКАЯ ШКОЛА»)
ПРИКАЗ
Все виды грифов ограничения доступа к документам закрепляются в
локальных актах образовательной организации.
Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер – цифровое или буквенно-цифровое
обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрация документа проводится после его подписания или
утверждения.
Для внутренних документов – приказов, протоколов – это порядковый
номер в пределах календарного года/ учебного года по каждому виду или
разновидности документов. В приказах регистрационный номер может
дополняться буквенным индексом, обозначающим разновидности.
Для исходящих документов регистрационный номер состоит из:
1) порядкового номера в пределах массива отправляемой
корреспонденции;
2) индекса дела в соответствии с номенклатурой дел образовательной
организации.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и
более организациями, состоит из регистрационных номеров документов
каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан
ответ.
Ссылка на номер и дату документа используется при оформлении

8

писем, являющихся ответами на поступившее письмо (запрос, просьбу и др.).
Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют
регистрационному номеру и дате поступившего документа.
Ограничительная отметка для данного реквизита проставляется в
левой части бланка письма под реквизитом «дата» и «регистрационный
номер документа».
Наличие данного реквизита исключает необходимость упоминания
номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает
текст от справочной информации.
Место составления или издания документа.
Место составления (издания) документа указывается в документах,
изготавливаемых на бланках конкретных видов документов.
Адресат.
Адресатами документа могут быть юридические лица, их структурные
подразделения и должностные лица, а также физические лица.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа
(на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под
реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются
относительно самой длинной строки.
Если документ адресован юридическому лицу или его структурному
подразделению без указания должностного лица, их наименования
приводятся в именительном падеже.
Примеры
1.

Министерство образования,
науки и молодежи
Республики Крым

Министерство образования,
науки и молодежи
Республики Крым
управление общего
образования
Почтовый адрес указывается при направлении документа разовым
корреспондентам.
Если документ адресован руководителю юридического лица или его
заместителю, наименование юридического лица входит в состав
наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже.
Пример –
Руководителю Федерального
архивного агентства
Фамилия И.О.
Инициалы ставятся после фамилии независимо от того, кому
адресован документ – должностному лицу или физическому.
2.

9

При адресовании письма руководителю структурного подразделения
указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в
дательном падеже наименование должности руководителя, включающее
наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
ПримерМинистерство образования,
науки и молодежи Республики Крым
Начальнику управления общего образования
Фамилия И.О.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять
сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже),
если адресат женщина.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в
структурные подразделения одной организации, адресат указывается
обобщенно.
В одном документе не должно быть более четырех адресатов.
При большем количестве адресатов составляется список (лист,
указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один
адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указываются в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Пример Всероссийский
научноисследовательский
институт
документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул.,
д. 82,
Москва, 117393
В случае отправки документа физическому лицу указываются: фамилия,
инициалы, почтовый адрес: (улица, номер дома и квартиры, населенный
пункт, район, область (край, республика), почтовый индекс).
Пример Фамилия И.О.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Энск, Энской обл., 301264
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной
связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При
необходимости может быть указан электронный адрес (номер
телефона/факса).
Пример 10

Всероссийский научноисследовательский
институт
документоведения и
архивного дела
mail@vniidad.ru
Гриф утверждения документа.
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его
утверждения должностным лицом, распорядительным документом
(приказом, распоряжением, решением).
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа
документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или
центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица,
утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты
утверждения.
Пример УТВЕРЖДАЮ
Директор МБОУ «Ровновская школа»
Подпись Р.Р.Меметов
01.09.2023
При утверждении документа распорядительным документом гриф
утверждения
состоит
из
слова
УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида,
утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в
творительном падеже, его даты, номера.
Примеры
1. (Порядок)

УТВЕРЖДЕН
приказом МБОУ «Ровновская школа»
5 апреля 2023 г. № 82

2. (Правила)

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом МБОУ «Ровновская школа»
15.06. 2023 г. № 83

3. (Положение)
УТВЕРЖДЕНО
приказом МБОУ «Ровновская школа»
15.06. 2023 г. № 83

11

При принятии (рассмотрении) документа коллегиальным органом
образовательной организации, решения которого фиксируются в протоколе,
в грифе принято (рассмотрено) указывается наименование органа, решением
которого принят документ, дата и номер протокола (в скобках).
утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Примеры
3. (Порядок)
ПРИНЯТ
педагогическим советом
(протокол от 15.08.2023 № 12)

4. (Правила)

ПРИНЯТЫ
Управляющим советом
(протокол от 15.06.2023 № 8)

3. (Положение)
ПРИНЯТО
общим собранием
работников
образовательной
организации
(протокол 15.06.2023 г. № 83)

Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его
основную смысловую нагрузку. Заголовок формулируется с предлогом «О»
(«Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:
 приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
 приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
 письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Заголовок составляет исполнитель документа. Заголовок к тексту
оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Если
текст документа не превышает четырех-пяти строк или оформлен на бланке
формата A5, заголовок можно не указывать.
Заголовок документа записывается при его регистрации в
соответствующие регистрационные формы: карточку, базу данных.
Текст документа.
Текст документа составляется на русском языке как государственном
языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским
литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля,
вида
документа
и
его
назначения
в
управленческой
деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко,
логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются:
- от 1-го лица единственного числа в документах (приказ,
распоряжение и т. д.) руководителя образовательной организации,

12

действующего на принципах единоначалия, а также документах,
адресованных руководству организации: приказываю... подготовить и
представить на рассмотрение; прошу рассмотреть
вопрос об установлении льготных тарифов...;
- 3-го лица единственного числа в документах коллегиальных органов:
комиссия решила...; организация не считает возможным...;
- 1-го лица множественного числа в совместных документах: просим
представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...;
- 3-го лица множественного числа в протоколах: слушали, выступили,
постановили, решили.
В документах, устанавливающих права и обязанности организации, ее
структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих
описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма
изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа
(«отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия
установила»).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных,
иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления,
документов, ранее изданных органом власти – автором документа,
указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего
документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный
номер, а также заголовок к тексту или наименование вида документа.
Примеры
«В соответствии с постановлением Правительства от 13.08.1997 №
1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов
федеральных органов исполнительной власти и их государственной
регистрации»;
«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной
комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом
Росархива от 19.01.1995 № 2...».
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте
выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде
таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего
поля.
В письмах используют следующие формы изложения:
 от первого лица множественного числа («просим направить»,
«направляем на рассмотрение»);
 первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу
выделить»);
 третьего лица единственного числа («ОО не возражает», «ОО считает
возможным»).
13

Отметка о приложении.
Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах),
прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или
о том, что документ является приложением к основному документу
(в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям,
правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных
документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы
левого поля следующим образом:
- если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.;
- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько,
указывают названия документов-приложений, количество листов и
экземпляров каждого приложения:
Приложение: 1. Положение (название) на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе на 2 л. в 1 экз.;
- если приложением является обособленный электронный носитель
(компакт- диск, usb-флеш-накопитель и др.):
- Приложение:
CD в 1 экз.
- если приложение (приложения) сброшюрованы:
Приложение:
отчет о работе РИП в 2 экз.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях), договорах,
положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о
приложении оформляется следующим образом:
- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в
скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером
приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение № 2);
- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу
указывается:
Приложение № 2
к приказу МБОУ
«Ровновская школа»
от 15.08.2023 № 112.
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются
относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является
нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным
распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется
отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф
утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа,
которым утвержден документ- приложение.
14

Пример Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
приказ МБОУ «Ровновская школа»
от 18.05.2023 № 67
Гриф согласования документа.
Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев
согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными
подразделениями, отдельными должностными лицами.
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его
оформления может проставляться:
- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или
под наименованием документа ближе к нижнему полю);
- на последнем листе документа под текстом;
- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью
документа.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
должности лица, с которым согласован документ (включая наименование
организации), его собственноручной подписи, расшифровки подписи
(инициалов, фамилии) и даты согласования.
Пример СОГЛАСОВАНО
Директор МБОУ «Ровновская школа»
(подпись) Р.Р. Меметов
02.05.2023
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе
согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и
номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если
согласование осуществляется письмом, указывают вид документа,
организацию - автора документа, дату и номер письма.
Примеры
1 СОГЛАСОВАНО
Управляющим советом
МБОУ «Ровновская школа»
(протокол от _______ № _ )
2 СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
от _________ №__

15

Виза согласования документа.
Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на
согласие или несогласие должностного лица образовательной организации с
содержанием проекта документа (далее – виза).
Пример
Заместитель директора
Личная подпись

О.С. Шакина

10.10.2023
Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица
с содержанием документа.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим
образом:
Замечания прилагаются
Заместитель директора
Личная подпись

О.С.Шакина

02.05.2023
Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе
должностными лицами, руководителем образовательной организации.
Замечания должны быть представлены на отдельном листе, который
подписывают, датируют и прилагают к документу.
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы
проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте
последнего листа подлинника документа или на листе согласования
(визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах
документов, помещаемых в дело.
Подпись.
Должностные лица подписывают документы в пределах своих
полномочий, определенных Уставом общеобразовательной организации и
должностными инструкциями.
Подпись состоит из наименования должности лица, которое
подписывает документ (полного — если документ напечатан не на бланке,
сокращенного — на документе, напечатанном на бланке), его
собственноручной подписи, инициалов (инициал имени), фамилии.
Примеры
не на бланке:
Директор
МБОУ «Ровновская школа»

Личная подпись Р.Р.Меметов
16

на бланке
Директор

Личная подпись

Р.Р.Меметов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность
этого лица в подписи не указывается.
Пример

Личная подпись

И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус
лица в составе комиссии.
Пример Председатель
комиссии
Члены комиссии

Подпись
Подпись
Подпись
Подпись

И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия

В случае отсутствия руководителя приказом определяется лицо,
исполняющее его обязанности, а также уполномоченное подписывать
документы, при этом подпись оформляется с указанием статуса
должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
Пример И.о. директора
Подпись
И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности директора
Подпись И.О.
Фамилия
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае
временного отсутствия руководителя, исправления в наименование
должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного
проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих
штампов.
Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед
наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное
должностное лицо.
Электронная подпись.
Отметка об электронной подписи используется при визуализации
электронного документа, подписанного электронной подписью, с
соблюдением требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны
соответствовать месту размещения собственноручной подписи в
аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми
и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны

17

перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать
элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при
наличии).
Отметка об электронной подписи и включает фразу «Документ
подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной
подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия
сертификата ключа электронной подписи.
Пример
Директор

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН

А.Б. Иванов

ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Сертификат lalllaaallllllllllll
Владелец Меметов Руслан Рустемович
Действителен с 02.05.2023 по 02.05.2025

Печать.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами, а также на документах, предоставляемых за
пределы организации и предусматривающих заверение подлинности
подписи. Внутренние документы (приказы, протоколы и т.д.) печатью не
заверяются.
Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица,
подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество
исполнителя документа, номер его телефона.
Отметка об исполнителе может дополняться наименованием
должности, структурного подразделения и электронным адресом
исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего
листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на
оборотной стороне внизу слева.
Пример Забелин Иван Андреевич,
Контрольное управление, ведущий специалист,
+7(978) 924-45-67, Zabelin@gov.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и
печататься шрифтом меньшего размера.
Отметка о заверении копии.
Образовательная организация может заверять копии только тех
документов, которые создаются в ней, а также в случаях, предусмотренных в
18

абзаце втором настоящего пункта. Копия документа изготавливается и
выдается только с разрешения руководителя организации, его заместителей
или руководителя структурного подразделения.
В случае подготовки документов для предоставления судебным
органам, при решении вопросов по принятию лиц на работу, обучение,
удостоверения их трудовых и других прав во взаимоотношениях с
учреждением, а также при формировании личных дел работников
общеобразовательная организация может изготавливать копии документов,
выданных другими учреждениями (копии документов об образовании и др.).
При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк
образовательной организации, номер, дата, содержание и т. д.).
В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия». При выдаче
копии с копии следует писать «Копия с копии».
Если копия для внутреннего пользования, то для заверения ниже
реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»;
должность лица, заверяющего копию; личную подпись; расшифровку
подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Пример Верно
Секретарь/Специалист по кадрам
Личная подпись

В.А. Гирник

02.05.2023
Если копия выдается для представления в другую организацию, то
отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения
документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью
организации.
Пример Подлинник документа находится в МБОУ «Ровновская школа» в деле
№ 12-к за 2022 год.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта
поступления документа в организацию и включает дату поступления и
входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о
поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и
минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью
штампа.
Резолюция.
Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция
оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке
резолюции или вносится непосредственно в систему электронного
документооборота.
19

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей),
поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись
лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике
документа на свободном от текста месте.
Пример Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения к 10.11.2023.
Подпись
Дата
Отметка о контроле.
Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на
контроль, проставляется штампом или производится запись от руки
«Контроль» на верхнем поле документа.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие
исполнения.
Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со
сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей
поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией
руководителя образовательной организации.
Срок проставляется в форме даты завершения исполнения.
Отметка о направлении документа в дело.
Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения
документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело»,
индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на
хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку,
подписи, даты.
Пример В дело № 01-18 за 2020 г.
Секретарь
Подпись Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими
сведениями о характере исполнения документа.
4.Требования к составлению некоторых видов документов.
Приказ.
Приказ - правовой локальный нормативный акт, который издается
единолично руководителем образовательной организации и удостоверяет
решения организационно-распорядительного характера.
Приказы
издаются
по
основным
вопросам
деятельности,
административно- хозяйственным вопросам и кадровым вопросам (личному
20

составу) образовательной организации.
Приказ подписывается в соответствии с требованиями, указанными в
Рекомендации.
После подписания приказа изменения и/или дополнения в него
вносятся путем издания нового приказа о внесении изменений и/или
дополнений.
Приказ, как правило, оформляется на бланке образовательной
организации в печатном виде.
Приказ имеет следующие реквизиты: наименование образовательной
организации согласно уставу; наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата,
номер, место составления, заголовок к тексту, текст, наименование
должности, подпись должностного лица (инициалы, фамилия), визы
согласования, ознакомления.
Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания. Дата
оформляется цифровым способом; номер состоит из знака «№» и
порядкового номера приказа: от 00.00.0000 № 000.
Содержание приказа кратко излагается в заголовке, который
начинается с предлога «О» и составляется с помощью отглагольного
существительного
(«Об
утверждении...»,
«О
создании...»)
или
существительного («Об итогах...»).
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа
(«приказываю»).
Во время ознакомления с приказом указанными в нем лицами на
первом экземпляре приказа проставляются подписи с указанием даты
ознакомления.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа
начиная со второго листа.
Приказы нумеруются в порядке их издания в пределах календарного
года; приказы по основной деятельности и по кадровым вопросам (личного
состава) имеют отдельную порядковую нумерацию.
При нумерации приказов допускается использование дополнительных
букв.
Пример:
К- кадры;
Л - личный состав;
О- основная деятельность;
У – обучающиеся.
Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем
образовательной организации, если в тексте не указано другого срока.
Приказы регистрируются в Книге/журнале регистрации приказов
( приложение 2).
Приказы формируются в Дело один раз в квартал. Книга/журнал
пронумеровывается,
прошнуровывается,
скрепляется
подписью
руководителя и печатью образовательной организации (приложение 1). В

21

конце календарного года Дело ( не более 250 листов) оформляется в
соответствии с Положением об архиве.
Приказы по основной деятельности.
Текст приказа по вопросам основной деятельности образовательной
организации состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и
распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых
действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ,
послуживший основанием для подготовки приказа. Указанная часть может
начинаться со слов «Во исполнение...», «С целью...» и тому подобное. Если
документ издается на основании другого распорядительного документа,
в констатирующей части указывается название вида этого документа, его
автор (Министерство, Совет министров и др.), дата, номер и заголовок. Точка
в конце констатирующей части не ставится.
Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ,
которое печатается с новой строки большими буквами без отступления от
левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые
нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте должны быть указаны
исполнители, конкретные задания (поручения) и сроки их выполнения.
Исполнители могут быть названы также обобщенно: «руководителям
методических объединений», «заместителям директора». При этом, как
правило, не применяется написание неконкретных поручений, которые
содержат слова: «ускорить», «улучшить», «активизировать», «обратить
внимание», «совершенствовать», «продолжить» и т.п.
Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые
данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них
в соответствующих пунктах приказа и оформляются согласно данным
Рекомендациям.
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
Если приказом отменяется предыдущий распорядительный документ, в
распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со
слов: «Признать утратившим силу...».
Изменения, вносимые в приказ, оформляются отдельным приказом,
который должен иметь такой заголовок: «О внесении изменений и/или
дополнений в приказ ...» с указанием даты, номера, заголовка
распорядительного
документа,
в
который
вносятся
изменения.
Распорядительная часть приказа начинается с такого пункта:
1. Внести изменения в приказ...
Далее отдельными подпунктами формулируются изменения в
распорядительный документ.
Пример 1) пункт 2 изложить в следующей редакции;
2) пункт 3 исключить;
3) абзац второй пункта 4 дополнить словами...
22

Если изменения в распорядительный документ оформляются на
отдельном листе (листах), в первом пункте распорядительной части приказа
указывается:
1. Внести изменения в...
Последний пункт распорядительной части в случае необходимости может
содержать решение о возложении на должностное лицо функций по
контролю за исполнением приказа.
Приказы по кадровым вопросам.
Приказы по кадровым вопросам (личному составу) оформляются как в
унифицированной форме (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты»), так и в текстовой.
Данный вид приказов оформляется в виде индивидуального или
сводного.
В индивидуальном приказе содержится информация об одном
работнике; в сводном - о нескольких, независимо от того, какие
управленческие решения по ним принимаются (прием на работу, назначение
на должность, перевод на другую должность (работу), увольнение и др.).
Содержание индивидуального приказа по кадровым вопросам (личного
состава) кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога «О» и
составляется
с
помощью
отглагольного
существительного:
«О
назначении...», «О принятии...». В сводных приказах может применяться
обобщенный заголовок: «О кадровых вопросах», «О личном составе».
В тексте приказа по кадровым вопросам (личному составу), как
правило, констатирующая часть не отмечается.
Распорядительная часть приказа начинается, как правило, с глагола в
неопределенной форме: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Объявить»
и тому подобное.
Далее указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) работника,
на которого распространяется действие приказа, и текст приказа. В сводном
приказе фамилии лиц в пределах пунктов размещаются по алфавиту.
В приказе о назначении или увольнении работника указывается полная
дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу
(прекращения трудовых отношений), размеры его должностного оклада
согласно штатному расписанию.
В сводном приказе по кадровым вопросам (личному составу) в
распорядительную часть включается информация, которая размещается в
такой последовательности: прием на работу, перевод, увольнение.
В каждом пункте приказа по кадровым вопросам (личному составу)
указывается основание относительно его издания (заявление работника,
трудовой договор (соглашение), докладная записка, представление,
ходатайство, решение аттестационной комиссии общеобразовательной
организации) и т.д.

23

Распоряжение.
Распоряжение - распорядительный локальный нормативный правовой
акт, который издается руководящим работником образовательной организации
(например,
заместителем
руководителя,
руководителем
структурного подразделения) по вопросам информационно-методического,
административно-хозяйственного и организационного характера, входящим
в его компетенцию.
Распоряжением оформляются вопросы краткосрочного одноразового
характера.
Распоряжения составляются аналогично приказам (в печатном
варианте) можно без слова «ПРИКАЗЫВАЮ».
Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от
распорядительной части словами: «ПРЕДЛАГАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ»,
«ОБЯЗЫВАЮ», «СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ».
Распоряжения регистрируются в Книге/журнале регистрации
распоряжений (приложение 2). Книга/журнал пронумеровывается,
прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью
образовательной организации. Распоряжения формируются в Дело один раз
в квартал. В конце календарного года Дело (не более 250 листов)
оформляется в соответствии с Положением об архиве.
Протокол.
Процессы применения управленческих решений образовательной
организацией и сами решения документируются с помощью протоколов
конференций, педагогических советов, комиссий и пр.
В протоколах заседаний коллегиальных и совещательных органов текст
излагается от третьего лица единственного числа («педагогический совет...
постановляет», «собрание... решило»).
Протокол
составляется
на
основании
записей,
сделанных
непосредственно во время заседаний, представленных текстов и тезисов
докладов и выступлений, справок, проектов решений.
Протокол может составляться как в рукописной, так и в печатной
форме.
Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание
продолжалось несколько дней, то через тире указываются первый и
последний день заседания.
Номер протокола должен соответствовать порядковому номеру заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года
отдельно по каждой группе протоколов заседания соответствующего
коллегиального органа.
В реквизите «место заседания» указывается название населенного
пункта, в котором состоялось заседание.
Заголовок к тексту протокола должен отображать вид заседания
(совещание, собрание, конференция и т.п.) или коллегиальной деятельности
(комиссия, совет, собрание, рабочая группа и т.п.) и включать название вида
24

документа.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей.
Вводная часть содержит постоянную информацию (слова
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ) и переменную
(фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При
необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы,
фамилии должности лиц, приглашенных на совещание. При количестве
участников более 10 составляется список присутствующих, который
прилагается к протоколу.
Если протокол оформляется в печатной форме, то слова
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ печатают от нулевого
положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире,
инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии
присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1
межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова
«Повестка дня» печатают от нулевого положения табулятора, после них
ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами.
Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора.
Последовательность расположения вопросов определяется степенью их
важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет,
сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию
докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в
повестку дня вопрос «Разное». Каждый вопрос должен быть
конкретизирован. Формирование вопросов в повестке дня начинается с
предлога «О (Об)».
Основная часть протокола состоит из разделов, которые должны
соответствовать пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими
цифрами и строятся по такой схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ),
Указанные слова печатаются большими буквами без отступа от
границы левого поля. После этих слов ставится двоеточие.
После слова СЛУШАЛИ указывается краткий текст выступления
основного докладчика. Фамилия и инициалы каждого докладчика печатаются
с новой строки. Краткий текст выступления излагается в третьем лице
единственного числа.
Тексты или тезисы докладов и выступлений, оформленные как
отдельные документы, в текст протокола не включаются. После сведений о
докладчике ставится тире и указывается: «Текст доклада (выступления)
прилагается к протоколу».
После слова ВЫСТУПИЛИ фиксируются выступления тех лиц,
которые приняли участие в обсуждении доклада. Выступления оформляются
в протоколе с указанием должностей, фамилий и инициалов, выступающих в
именительном падеже, а также с кратким изложением содержания вопроса и
ответов на него. Содержание выступлений излагается от третьего лица
единственного числа.
25